Conectar os e-mails de reserva do Airbnb

Cada reserva confirmada no Airbnb gera um e-mail para você. Com este guia, esse e-mail passa a chegar também ao Operent, e a reserva aparece sozinha no sistema: com o imóvel certo, as datas, o hóspede e os valores. Sem digitar nada, sem dar a sua senha para ninguém.

Antes de começar

• Use o Gmail no computador. O aplicativo de celular não tem as opções de encaminhamento e filtro.
• Tenha seus imóveis cadastrados no Operent. Cada anúncio do Airbnb vai ser ligado a um deles.
• O Operent lê as confirmações do Airbnb em português ou inglês, com valores em reais, euros, libras ou dólares.
• Usa Outlook? O passo a passo do Outlook está na aba “Outlook”, dentro da tela da conexão.

O que sai do seu e-mail, e o que nunca sai

Quem decide o que é encaminhado é o seu próprio Gmail, por um filtro que você cria e pode apagar quando quiser. O Operent não entra na sua caixa de e-mail: ele só recebe o que o filtro manda.

E do lado do Operent, mais três garantias:

• Só entra e-mail que veio mesmo do Airbnb. O Operent confere a assinatura digital de cada mensagem. Um e-mail falso, ou reencaminhado à mão, é recusado.
• O endereço de encaminhamento é secreto e só seu. Ele aparece uma única vez, e você pode pausar a conexão ou trocar de endereço quando quiser.
• Um e-mail nunca mexe no dinheiro. Ele pode criar a reserva, mas não registra pagamento, recebimento nem repasse.

Passo 1 · Vincule cada anúncio a um imóvel

No Operent, abra Reservas, clique no botão de mais ações (⋯) e escolha “Conectar Airbnb por e-mail”. Se preferir, comece pela Página Inicial, no cartão “Encaminhar e-mails do Airbnb”.

No primeiro passo, “Vincule seus anúncios”, você diz qual imóvel é cada anúncio. Para isso, precisa do número do anúncio, que fica na barra de endereço do Airbnb e aparece de dois jeitos:

1. Cole o número em “ID do anúncio Airbnb”.
2. Em “Imóvel Operent”, escolha o imóvel correspondente.
3. Clique em “Salvar vínculo”. Repita para cada anúncio.

Passo 2 · Gere o seu endereço de encaminhamento

Em “Gere o endereço de encaminhamento”, clique em “Criar conexão”. O Operent cria um endereço exclusivo, parecido com airbnb+…@….

Passo 3 · Configure o Gmail

Com o endereço copiado, abra o Gmail no computador. São três etapas:

1. 3.1

   Adicione o endereço de encaminhamento

   • Clique na engrenagem e em “Ver todas as configurações”.
   • Abra a aba “Encaminhamento e POP/IMAP”.
   • Clique em “Adicionar um endereço de encaminhamento”, cole o endereço do passo 2 e siga em “Próxima” e “Continuar”.

   Não encaminhe tudo.

   Na aba “Encaminhamento e POP/IMAP”, deixe marcado “Desativar encaminhamento”. A opção “Encaminhar uma cópia dos e-mails recebidos” mandaria todos os seus e-mails, e não é isso que queremos. Quem encaminha é só o filtro.

2. 3.2

   Confirme o endereço

   • O Gmail manda um e-mail de confirmação para o endereço novo, ou seja, para o Operent.
   • Volte à tela da conexão no Operent. Em alguns segundos aparece, logo abaixo das instruções do passo 3, o aviso “Confirmação do Gmail pendente”.
   • Clique em “Buscar confirmação do Gmail”. O Operent abre esse e-mail e mostra o botão “Abrir link no Google”.
   • Clique nele: o Google abre a página de confirmação, e é só confirmar. Depois volte e clique em “Já confirmei no Gmail”.
3. 3.3

   Crie o filtro do Airbnb

   • No Gmail, abra a aba “Filtros e endereços bloqueados” e clique em “Criar um novo filtro”.
   • No campo “De”, escreva automated@airbnb.com e clique em “Criar filtro”.
   • Marque “Encaminhar para”, escolha o endereço do Operent e confirme em “Criar filtro”.
   • De volta ao Operent, clique em “Concluí a configuração do e-mail”. O Operent não consegue ver o seu filtro: é você quem avisa que terminou.

Passo 4 · Ative a automação

Com o passo 3 concluído, clique em “Ativar automação”. O botão só libera depois de você clicar em “Concluí a configuração do e-mail”. É isso que autoriza o Operent a criar as reservas sozinho. Você não precisa esperar o primeiro e-mail para ativar, e pode desativar quando quiser.

Passo 5 · Aguarde o primeiro e-mail

• Enquanto nenhum e-mail do Airbnb chega, a tela mostra “Aguardando uma mensagem do Airbnb neste endereço…” e a Página Inicial, “Aguardando o 1º e-mail do Airbnb”. É normal: isso só muda quando chegar a próxima confirmação de reserva.
• Quando chegar, o passo 5 fica verde, com “Mensagem do Airbnb recebida”, e a reserva aparece em Reservas.
• Se algo não bater, por exemplo um anúncio sem vínculo, a reserva não é criada às cegas: a Página Inicial avisa “E-mail do Airbnb precisa de revisão”.

O que o Operent faz com cada e-mail

• Reserva confirmada: cria a reserva com imóvel, datas, hóspede e valores, se a automação estiver ativada.
• Reserva cancelada pelo hóspede, sem valor a receber: cancela a reserva e libera as datas, se a automação estiver ativada.
• Reserva cancelada pelo hóspede, com valor a receber: cancela a reserva e registra o valor como a receber, nunca como pago. A divisão segue o cadastro do imóvel:
  • gestão própria: o valor é todo seu;
  • coanfitrião: a sua parte é o seu percentual de gestão sobre o valor, descontada a limpeza; o restante fica com o proprietário.
• Reserva alterada (novas datas): aparece na revisão com as datas pedidas no Airbnb. O Operent não muda datas nem valores sozinho, porque o e-mail de alteração não traz os valores.
• Quando algo não confere (pagamento já registrado, datas ou anúncio diferentes, cadastro do imóvel incompleto): vai para revisão com o motivo. Se for um cancelamento e faltar só o cadastro do imóvel, a reserva é cancelada e o valor espera a sua confirmação.
• Avisos do Airbnb (lembretes, avaliações e parecidos): ficam registrados, sem nenhuma ação.
• O mesmo e-mail duas vezes: é reconhecido, e nem a reserva nem o valor são duplicados.

Problemas comuns