En esta guía
¿Tienes reservas antiguas en una hoja de cálculo, o vas a empezar con decenas de estancias futuras ya vendidas? En lugar de registrarlas una a una, rellenas la plantilla de Operent, revisas una vista previa y confirmas. Las reservas se crean de una vez, cada una en su inmueble, con sus importes y, si ya se cobraron, con el cobro registrado.
Paso 1 · Descarga siempre una plantilla nueva
En Reservas, haz clic en el botón de más acciones (⋯) y elige “Importar hoja de cálculo”. En “1. Descargue una plantilla nueva”, haz clic en “Descargar plantilla XLSX”.
El archivo tiene dos pestañas:
- Reservas: donde rellenas los datos, a partir de la fila 7. Los encabezados azules son obligatorios; los grises, opcionales.
- Instrucciones: las instrucciones para rellenarla y la lista de canales y métodos de pago activos en tu Operent en el momento de la descarga.
Paso 2 · Rellena una fila por reserva
- B · Propiedad
- Igual que el nombre registrado en Operent. El inmueble tiene que existir: la importación no crea inmuebles.
- E, F · Entrada y Salida
- Fechas con formato de fecha de Excel (dd/mm/aaaa). Un texto que parezca una fecha no sirve.
- G · Canal
- Igual que en Operent: Airbnb, Booking.com, Directo… La lista está en la pestaña Instrucciones.
- H · Precio del alojamiento
- El importe de las noches.
- I, J · Limpieza y comisión
- Obligatorias. Si no hubo cargo, o prefieres no indicarlo, escribe 0. No las dejes vacías.
- K, L · Cuotas
- Dependen del modelo de gestión del inmueble. Mira más abajo.
- M, N · Cobro
- Solo para una reserva pasada que ya se cobró: fecha de recepción y método de pago, igual que en Operent.
- A, C, D, O · Opcionales
- Código externo (por ejemplo, el código de Airbnb), huésped, número de huéspedes (si se deja vacío, cuenta como 1) y observaciones.
Los importes pueden ser celdas numéricas o texto en formato 1.000,00, con hasta dos decimales. No uses fórmulas
en ninguna celda: si hay alguna, se rechaza el archivo entero.
Las columnas K y L cambian según el modelo del inmueble
Aquí tienes una reserva de Airbnb de 6.970,00 €, con 200,00 € de limpieza y 1.305,87 € de comisión. Elige el modelo de tu inmueble para ver qué rellenar:
Elige el modelo de gestión del inmueble
El inmueble es de la propia empresa o de la persona que usa Operent.
| H · Precio del alojamiento | I · Tarifa de limpieza | J · Comisión de la plataforma | K · Cuota del gestor | L · Cuota del propietario |
|---|---|---|---|---|
| 6.970,00 € | 200,00 € | 1.305,87 € | vacía | vacía |
- Deja K y L vacías.
- El neto se calcula: H + I − J = 5.864,13 €.
Si la reserva ya pasó y está cobrada, Operent registra el neto calculado: 5.864,13 €.
El dinero de la reserva entra en la cuenta de la gestora, que después liquida al propietario.
| H · Precio del alojamiento | I · Tarifa de limpieza | J · Comisión de la plataforma | K · Cuota del gestor | L · Cuota del propietario |
|---|---|---|---|---|
| 6.970,00 € | 200,00 € | 1.305,87 € | 1.132,83 € | vacía |
- K es opcional. Si queda vacía, Operent aplica el porcentaje de gestión configurado en el inmueble al precio del alojamiento.
- Deja L vacía: en este modelo no se usa.
Si la reserva ya pasó y está cobrada, Operent registra el neto calculado: 5.864,13 €. La liquidación al propietario sale de ese importe.
El canal (Airbnb, por ejemplo) paga directamente a cada parte: a la gestora y al propietario.
| H · Precio del alojamiento | I · Tarifa de limpieza | J · Comisión de la plataforma | K · Cuota del gestor | L · Cuota del propietario |
|---|---|---|---|---|
| 6.970,00 € | 200,00 € | 1.305,87 € | 1.132,83 € | calculada |
- Indica al menos una de las cuotas. Vale cualquiera de estas formas:
- Solo K: Operent calcula L = 4.731,30 €.
- Solo L: Operent calcula K = 1.132,83 €.
- Las dos: se mantienen como las indicaste. Si la suma no cuadra con el neto, la vista previa avisa, pero no bloquea.
- Vacío significa “calcular”. 0 significa que esa cuota es realmente cero.
Si la reserva ya pasó y está cobrada, Operent registra solo la cuota del gestor (K): 1.132,83 €. Lo que el canal pagó directamente al propietario no entra en la caja de la empresa.
Pasada, hoy o futura: cada reserva se importa de forma distinta
El cobro de una reserva pasada se registra por el importe que calcula Operent (mira el ejemplo de arriba); no hay columna de importe pagado. Los meses de la estancia y del cobro tienen que seguir abiertos en el Cierre de mes.
Paso 3 · Envíala a la vista previa
De vuelta en la pantalla de importación, en “2. Envíe para vista previa”, haz clic en “Elegir hoja de cálculo”. Operent analiza el archivo y muestra “Vista previa completa; no se importó nada.”, con cuántas filas están bien y cuántas tienen errores. Todavía no se ha guardado nada.
- Los errores aparecen agrupados por columna, con las filas afectadas (por ejemplo, “Filas 5–7”) y lo que se esperaba en esa celda.
- Si no se encuentra un inmueble, canal o método de pago, aparece “Asocie las etiquetas de la hoja”: elige el que corresponda en Operent y haz clic en “Actualizar vista previa”. La asociación de inmuebles se guarda para las siguientes importaciones.
- En “Plan por fila”, cada fila indica cómo se importará (futura, hoy o pasada), si se marcará como cobrada y el importe.
Paso 4 · Revisa y confirma
Cuando todas las filas estén listas, aparece “Vista previa lista para confirmar”. Haz clic en “Confirmar importación”. Operent lo vuelve a comprobar todo y crea las reservas de una vez: “Importación confirmada.”, junto con el número de reservas creadas.
Reservas repetidas
- Mismo inmueble, fechas que se solapan: la fila se bloquea, tanto si choca con una reserva existente como con otra fila de la hoja.
- La misma hoja subida otra vez tras confirmar la importación: se rechaza y no se crea nada dos veces.
- Un código externo ya importado: si la fila es idéntica, se omite; si ha cambiado algún dato, se bloquea. La importación no modifica reservas existentes: para cambiar una, edítala en Operent.
Problemas frecuentes
Aparece “No se pudo analizar la hoja de cálculo.”
Es un problema del archivo en su conjunto. Las causas más habituales: una plantilla antigua, una pestaña o columna renombrada, una pestaña de más, una fórmula en cualquier celda, un archivo que no es .xlsx o que pesa más de 5 MB. Descarga una plantilla nueva y copia en ella solo los valores.
Operent no encuentra el inmueble, pero lo tengo dado de alta.
El nombre tiene que ser idéntico, incluidas mayúsculas, tildes y espacios al final. También puedes asociarlo en la vista previa, en “Asocie las etiquetas de la hoja”. El inmueble tiene que estar activo y debes tener acceso a él.
¿Puedo dejar la limpieza y la comisión en blanco?
No. Si no hubo cargo, o prefieres no indicarlo, escribe 0.
La fecha está bien, pero da error.
Seguramente la celda tiene formato de texto. Vuelve a escribir la fecha en formato dd/mm/aaaa, o da formato de fecha a la celda, para que Excel la reconozca.
¿Puedo importar reservas canceladas o bloqueos de calendario?
No. Toda reserva importada entra como confirmada. Las cancelaciones y los bloqueos se hacen en el propio Operent.
¿Cuántas reservas puedo importar de una vez?
Hasta 2.000 filas por hoja, en un archivo de hasta 5 MB.
en Operent
¿Listo para hacerlo en Operent?
Abre Operent y sigue los pasos con tus propiedades. Si te atascas en algún punto, habla con nosotros.